Эффективное планирование: зачем компании стратегические сессии

Автор:

Ирина Денисенко, руководитель HR-отдела Школы системного бизнеса «Бизнес-Конструктор».

Подводка:

Компания – это живой организм, который движется из пункта А в пункт Б. Однако качественное достижение целей невозможно без правильного маршрута и мотивированной команды. Стратегические сессии – незаменимый управленческий инструмент, который выполняет сразу две функции: помогает задать единый вектор движения компании и объединяет вокруг него всех сотрудников.

Стратегическая сессия – это собрание всей команды, на котором присутствуют руководители, собственник и рядовые сотрудники, где подводят итоги прошлого обозначенного периода и ставят стратегические цели на следующий период.

Частота проведения стратегических сессий выбирается компанией индивидуально: это могут быть и ежемесячные, и полугодовые мероприятия. Все зависит от масштабов бизнеса и пожеланий команды.

В большинстве случаев стратегические сессии делятся на два вида:

1. Ежегодные, проходят в начале года или в конце.
2. Ежеквартальные, проходят в конце каждого квартала.

Иногда четвертая сессия одновременно играет роль годовой.

На годовых стратегических сессиях, как правило, формируются долгосрочные цели компании, а на ежеквартальных – среднесрочные и краткосрочные.

Роль стратегических сессий в бизнесе

Ритм стратегического планирования – управленческий инструмент, который одновременно влияет на эффективность бизнеса, качество выполнения задач, ключевые показатели и на мотивацию команды.

Если для HR-отдела ключевой функцией стратегической сессии является формирование единого видения у сотрудников, то для собственника главная функция – это контроль результатов. Первым делом каждому отделу необходимо подбить итоги и оценить, какие цели достигнуты, а какие – нет. После – презентовать отчет команде. Далее невыполненные задачи оцениваются на предмет целесообразности – и обсуждаются варианты реализации актуальных целей.

Не менее важна и функция планирования, которая затрагивает все функциональные зоны бизнеса. Команда совместно с собственником определяют, куда компания хочет прийти, каких целей достичь, какая ожидается реструктуризация, формируется коллективное позиционирование. Как результат – создается единое информационное поле внутри команды.

Стратегические сессии влияют и на качество реализации планов. Глобальные цели бизнеса разбиваются по конкретным отделам. Далее, на их основе создаются задачи, которые делятся на подзадачи. Таким образом, бизнес рисует общий маршрут и прописывает конкретные шаги к достижению цели.

Однако самая главная функция стратегических сессий – мотивация команды и формирование единого видения. Хорошая практика – проводить опрос среди сотрудников, чтобы оценить моральный климат в коллективе.

Еще один вариант мотивации – во время стратегической сессии провести мероприятие, направленное на сплочение команды. К примеру, пересмотреть корпоративные ценности или провести общую игру.

Ритм стратегического планирования

Цикл подбивания итогов и постановки целей, который заканчивается стратегической сессией, называется ритмом стратегического планирования.

Если в компании работает не более 15 человек, подготовка не занимает много времени. В этом случае проводится одно собрание, на котором сотрудники презентуют итоги предыдущего периода и формируют видение и цели на следующий квартал или год.

Для компаний с большим количеством сотрудников ритм стратегического планирования делится на 4 этапа.

ЭТАП 1. Итоговая встреча руководителей отделов

Каждый руководитель, совместно со своей командой, на итоговом стратегическом собрании отдела формирует отчет о результатах за прошлый период – и презентует остальному руководящему составу. Важно, чтобы результаты были оцифрованы, переведены в формат цифр и показателей и представлены в разрезе «план-факт». Например, количество клиентов, уровень их удовлетворенности, чистую прибыль, процент возвратов и так далее.

ЭТАП 2. Вводные от собственника

Ознакомившись с отчетами, собственник бизнеса или директор проводит индивидуальные встречи с ключевым составом, где задает вектор, свои пожелания и ожидания от работы отдела в следующий отрезок времени.

ЭТАП 3. Формирование целей

Далее руководитель подразделения проводит стратегическое собрание со своей командой, где в разрезе «план-факт» формирует цели на будущий период. План создается на основе вводных, полученных от собственника бизнеса, и передается ему по почте.

ЭТАП 4. Стратегическая сессия всей команды

Полученные документы с целями собственник или управленец соединяет в единую презентацию и представляет команде на общекомандной стратегической сессии. Там же озвучивается видение и цели на следующий период.

ЭТАП 4. Реализация задач

После окончания стратегической сессии глобальные цели компании распределяются на цели отделов. Далее они запускаются руководителями в виде задач для сотрудников, а сами задачи потом дорабатываются, контролируются и обсуждаются на регулярных еженедельных планерках отдела.

Старайтесь, чтобы весь цикл подготовки к стратегическому планированию длился не дольше, чем 1,5 недели.

Подготовка к первой стратегической сессии

Решая провести первую стратегическую сессию, учитывайте человеческий фактор.

Во-первых, простыми и понятными словами объясните руководящему составу и рядовым сотрудникам понятие стратегической сессии и ее роль в процессе развития компании. Следите, чтобы каждый член команды осознавал целесообразность и важность подобных мероприятий.

Во-вторых, перед первой сессией задайте формат отчетности для сотрудников – выдайте команде шаблоны таблиц и презентаций с полями для ввода данных. Как минимум, огласите, какие показатели и в каком разрезе указывать.

Что касается технических инструментов, то на стратегическую сессию понадобятся ноутбук, флип-чарт, проектор и, при необходимости, доступ в интернет. Другими словами, все, что вам потребовалось бы на любом корпоративном мероприятии.

Длительность проведения сессии также определяется компаниями самостоятельно. Ее могут проводить и полдня, и день, а некоторые компании устраивают выездные собрания на 2-3 дня. Однако важно следить за качеством проведения собраний и не растягивать обсуждение вопросов, которые решаются оперативно.

Стратегические сессии увеличивают эффективность компании и ускоряют рост. Так, еще 4 года назад в нашей компании работало 2 человека. Сегодня же это международная компания со штатом 115+ человек. Каждый раз стратегическая сессия дает еще более высокий результат. Успехов вам и качественного роста!