Во время карантина многие люди перешли на удаленную работу из дома. Отсюда и увеличение количества деловых переписок. Так что эти советы точно вам пригодятся, чтобы не упасть в грязь лицом, пишет Лайфхакер.
Подпишись на наш Viber: новости, юмор и развлечения!
ПодписатьсяОтсутствие приветствия
Не приветствовать своего собеседника в рабочем письме – это плохой тон. Лучше начинать рабочую переписку с этого акта вежливости. Не делать этого –все равно что открывать дверь в чужой кабинет ногой.
Приветствие "Доброго времени суток"
Такое приветствие давно "вышло из моды", и употреблять его в деловой переписке плохая идея. Даже если вы не знаете, где в момент отправления письма находится ваш собеседник, лучше не употреблять фразу "Доброго времени суток". Лучше всего применять нейтральное приветствие "Добрый день".
Обращение с ошибками
Даже в коротких рабочих письмах многие люди допускают массу ошибок. Лучше всего проверять написанное перед отправкой, чтобы не оказаться в неловкой ситуации перед собеседником. Так, например, распространённая ошибка – правило "обращение выделяется запятыми" многие восприняли буквально. Теперь не редко можно встретить в письмах шедевры вроде "Уважаемый, Антон Михайлович". Обращение – это не только имя, но и зависимые от него слова. Также стоит внимательно проверять имя адресата – не называйте Алексеев Александрами, Марин Мариями и расшифровывайте инициалы.
Сокращения и односложные ответы
Деловая переписка предполагает, что вы будете общаться не только максимально вежливо, но и полными предложениями. В этом есть и практическая польза – ваши сокращения могут понять или трактовать неправильно, поэтому лучше писать полные предложения. К тому же сокращения экономят не так много времени.
Юмор и метафоры
Деловая переписка также не должна оставлять простора для интерпретаций. Все слова в таком письме нужно употреблять в прямом значении, которые не предполагают разных толкований. Иначе ждите дополнительного витка переписки, в котором вы будете выяснять, кто что имел в виду. И это может отнять немало времени.
Восклицательные знаки
Даже в художественных произведениях восклицательные знаки употребляются не очень часто, так как призваны выражать сильные чувств. Само собой, деловая переписка – не место для экспрессии, даже если вам очень сильно хочется высказать что-то собеседнику. К тому же, может случится так, что вы не имели ввиду ничего такого, а собеседник это неправильно истолковал и думает, что что-то не так. Лучше держите чувства, и сочетание клавиш Shift + 1 под контролем.
Обилие канцеляризмов
Бывает так, что вы хотите выражаться более формально, и употребляете много канцеляризмов, в которых иногда сложно отыскать смысл. Так что лучше не злоупотреблять шаблонными фразами и писать максимально просто и по факту.
Caps Lock
Многие уже знают, что слова, написанные большими буквами Caps Lock, воспринимаются как крик. А никому не нравится, когда на него кричат, так что лучше избегать этого в деловой переписке. Чтобы суть послания была ясна, просто пишите понятнее.
Странная тема письма или полное ее отсутствие
Непонятные письма со странной темой или без нее вообще опасно, к тому же, такие послания запросто могут попасть в спам так и не прочитанными. Не стоит указывать тему как, например, "Зина, резина", имея в виду письмо с важным документом от менеджера завода по производству шин Зинаиды.
Отсутствие истории переписки
Когда вы активно переписываетесь по работе с собеседником, то он всегда в курсе, о чем идет речь и всегда может вернуться к началу переписки за уточнением каких-либо деталей. Однако, если вы изредка обмениваетесь письмами по электронной почте, собеседник может забыть, кто вы и что вам от него надо. Облегчите человеку задачу: в одном абзаце напомните, о чём идёт речь.
Обязательно подпишись на наш канал в Viber, чтобы не пропустить самое интересное.
Напомним, чем занять ребенка во время карантина - советы от звезд и украинцев в Италии и США.
Ранее портал "Знай.ua" сообщал, как проверить себя на коронавирус — врачи рекомендуют самодиагностику.
Также портал "Знай.ua" писал, что Зеленского, Кабмин и нардепов могут изолировать, ведь в Раду мог попасть коронавирус.
