Під час карантину багато людей перейшли на віддалену роботу з дому. Звідси і збільшення кількості ділових листувань. Так що ці поради вам точно знадобляться, щоб не впасти в бруд обличчям, пише Лайфхакер.
Підпишись на наш Viber: новини, гумор та розваги!
ПідписатисяВідсутність вітання
Не вітати свого співрозмовника в робочому листі – це поганий тон. Краще починати робочу листування з цього акту ввічливості. Не робити цього – все одно що відкривати двері в чужій кабінет ногою.
Привітання "Доброго часу доби"
Таке вітання давно вийшло з моди", і вживати його в діловому листуванні погана ідея. Навіть якщо ви не знаєте, де в момент відправлення листа знаходиться ваш співрозмовник, краще не вживати фразу "Доброго часу доби". Краще всього застосовувати нейтральне привітання "Добрий день".
Звернення з помилками
Навіть у коротких робочих листах багато людей допускають масу помилок. Краще всього перевіряти написане перед відправкою, щоб не опинитися в незручній ситуації перед співрозмовником. Так, наприклад, поширена помилка – правило "звернення виділяється комами" багато сприйняли буквально. Тепер не рідко можна зустріти в листах шедеври на зразок "Шановний, Антон Михайлович". Звернення – це не тільки ім'я, але й залежні від нього слова. Також варто уважно перевіряти ім'я адресата – не називайте Алексєєв Олександрами, Марін Маріями і розшифровуйте ініціали.
Скорочення, односкладові відповіді
Ділове листування припускає, що ви будете спілкуватися не тільки максимально чемно, але і повними реченнями. В цьому є і практична користь – ваші скорочення можуть зрозуміти неправильно трактувати, тому краще писати повні пропозиції. До того ж скорочення економлять не так багато часу.
Гумор і метафори
Ділова переписка також не повинна залишати простору для інтерпретацій. Всі слова в такому листі потрібно вживати в прямому значенні, які не допускають різних тлумачень. Інакше чекайте додаткового витка листування, в якому ви будете з'ясовувати, хто що мав на увазі. І це може зайняти чимало часу.
Окличні знаки
Навіть у художніх творах окличні знаки вживаються не дуже часто, так як покликані виражати сильні почуттів. Само собою, ділове листування – не місце для експресії, навіть якщо вам дуже сильно хочеться висловити щось співрозмовнику. До того ж, може статися так, що ви не мали на увазі нічого такого, а співрозмовник це неправильно витлумачив і думає, що щось не так. Краще тримайте почуття, і поєднання клавіш Shift + 1 під контролем.
Велика кількість канцеляризмів
Буває так, що ви хочете виражатися більш формально, і вживаєте багато канцеляризмів, в яких іноді складно відшукати сенс. Так що краще не зловживати шаблонними фразами і писати максимально просто і по факту.
Caps Lock
Багато хто вже знають, що слова, написані великими літерами Caps Lock, сприймаються як крик. А нікому не подобається, коли на нього кричать, так що краще уникати цього в діловому листуванні. Щоб суть послання була зрозуміла, просто пишіть зрозуміліше.
Дивна тема листа або повна її відсутність
Незрозумілі листи з дивною темою або без неї взагалі небезпечно, до того ж, такі послання запросто можуть потрапити в спам так і не прочитаними. Не варто вказувати тему як, наприклад, "Зіна, резина", маючи на увазі лист з важливим документом від менеджера заводу з виробництва шин Зінаїди.
Відсутність історії листування
Коли ви активно листуєтеся по роботі з співрозмовником, то він завжди в курсі, про що йде мова і завжди може повернутися до початку листування за уточненням яких-небудь деталей. Однак, якщо ви зрідка обмінюєтеся листами через електронну пошту, співрозмовник може забути, хто ви і що вам від нього треба. Полегшите людині завдання: в одному абзаці нагадайте, про що йде мова.
Обов'язково підпишись на наш канал в Viber, щоб не пропустити найцікавіше.
Нагадаємо, чим зайняти дитину під час карантину - поради від зірок і українців в Італії та США.
Раніше портал "Знай.ua" повідомляв, як перевірити себе на коронавірус — лікарі рекомендують самодіагностику.
Також портал "Знай.ua" писав, що Зеленского Кабмін і нардепів можуть ізолювати, адже в Раду міг потрапити коронавірус.
